مراقبة المخزون مدارس بلا رجيع 1439/1438هـ.

عرض تقديمي عن الموضوع: "مراقبة المخزون مدارس بلا رجيع 1439/1438هـ."— نسخة العرض التّقديمي:

1 مراقبة المخزون مدارس بلا رجيع 1439/1438هـ

2 عملية تصميم الطرق والوسائل التي تكفل التحقق
مراقبة المخزون عملية تصميم الطرق والوسائل التي تكفل التحقق من أن عمليات الصرف والـتأمين تتم وفقاً لخطة موضوعية

3 الاخطاء الشائعة الواردة في مستندات العهد والرجيع

4 آلية الاستخدام النموذج عهدة المدرسة
تنفيذ الجرد الفعلي لعهد المدرسة من الواقع الفعلي لمطابقتها مع الأرصدة المسجلة بإدارة مراقبة المخزون (وفي حالة عدم مطابقتها سيتم رفع خطاب مسائلة لمديرة المدرسة). ينفذ في حالة النقل او التقاعد أو التدوير لمديرات المدارس واحياناً في حالة حضور المديرة لدورة تدريبية مطولة ينفذ عند نقل صنف من عهدة مدرسة إلى مدرسة أخرى / المكتب / إدارة استخدم النموذج رقم (8) كسجل عهدة منظم بعد استلام بيان الجرد الفعلي المطابق من قبل إدارة مراقبة المخزون النموذج نموذج الجرد (1) اعضاء لجنة الجرد مكونة من (مديرة ، وكيلة ، معلمة ) نموذج جرد (2) اخلاء طرف (مديرة مسلمة ، مديرة مستلمة ، عضوة ) تسليم واستلام نموذج محضر نقل العهدة نموذج (8) بطاقة العهدة

5 لقاء مسؤولات العهد\شرح عهدة الجرد من الواقع الفعلي.docx
جرد عهدة مدرسة لقاء مسؤولات العهد\شرح عهدة الجرد من الواقع الفعلي.docx

6 جرد اخلاء طرف ( تسليم واستلام )
لقاء مسؤولات العهد\شرح عهدة اخلاء الطرف ـ تسليم واستلام ـ.docx * ضرورة تعبئة جميع الحقول الواردة في البيان

7 بيان برصيد المدرسة أو الإدارة من الأجهزة و الآلات
اسم الجهاز أو الآلة العدد نوعه رقم الموديل تاريخ الصرف جهة التأمين 1 عند تسجيل عدة أجهزة من نوع وموديل واحد يسجل في حقل واحد مثال (جهاز هاتف panasonic ( عدد 5) يسجل في هذا العمود ماركة الجهاز مثلاً (HP, EPSON, DELL، panasonic) يسجل في هذا العمود رقم الموديل الموجود على الجهاز يسجل في هذا العمود اسم الجهة الموردة للصنف مثلاً (الوزارة، المستودعات، إدارة التجهيزات المدرسية، تبرع، منقول من) 2 3 4 5 6 8 9 10 11 12 13 14 15 16 18 هاتف / تلفون  5 Kx-ts500su 1436/1/1هـ التجهيزات المدرسية مديرة المدرسة أو الإدارة وكيلة المدرسة أو الإدارة العضوة الختم الاسم السجل المدني التوقيع * ضرورة تعبئة جميع الحقول الواردة في البيان مسؤولة العهدة التوقيع التاريخ هاتف مباشر/ فاكس تحويله 114 –  

8 ثالثاً : بطاقة العهدة الرقم رقم الصنف اسم الصنف ووصفه الوحدة الكمية رصيد العهدة رقم وتاريخ المستند حالة الصنف ملاحظات صرف إرجاع مناقلة التاريخ جديد مستعمل يسجل في هذا العمود رقم الصنف من طلب الصرف رقم (7) إن وجد يسجل في هذا العمود اسم الصنف من نموذج طلب الصرف رقم (7) مع ملاحظة كتابة عدد صنفين فقط في البطاقة الواحدة وليكن واحد في أول البطاقة والثاني في المنتصف يسجل في هذا العمود نوع الصنف مثلاً(كرسي، مكتب، طاولة، طقم، لفة) يسجل في هذا العمود العدد المصروف من نموذج طلب الصرف نموذج رقم (7) في حالة إرجاع الصنف يسجل العدد المرجع ويكون بلون مختلف عن العمود السابق (الصرف) في حالة نقل الصنف من وإلى الجهة يسجل العدد المنقول من نموذج المناقلة يسجل رصيد العهدة الكلي من حيث الزيادة والنقص يسجل رقم طلب الصرف في حالة الصرف ورقم مستند الإرجاع في حالة الإرجاع ورقم نموذج المناقلة في حالة يسجل تاريخ مستند الصرف والإرجاع والمناقلة في حالة الإتلاف توضح الآلية (رجيع للمستودعات أو نظام البيع)، وفي حالة المناقلة يوضح الجهة المنقول منها وإليها مع الاحتفاظ بصورة ملاحظات : * تسجيل جميع الأصناف المستديمة ( ماهي الأصناف المستديمة؟ ) * أن تشمل الصفحة صنف أو صنفين فقط . * متابعة السجل في حالة الاستلام والإرجاع والمناقلة .

9

10 (محضر نقل عهدة) يكتب رقم تصنيف الصنف إن وجد
الرقم رقم الصنف اسم الصنف ومواصفاته الكمية حالة الصنف ملاحظات 1 يكتب رقم تصنيف الصنف إن وجد يكتب اسم الصنف من سجل العهدة يتم كتابة العدد الكلي للصنف يتم كتابة وصف حالة الصنف مثلا (جديد, مستعمل) 2 3 4 1/19/139-2 آلة تصوير مستندات جيدة اسم المسلمة نادية أحمد محمد أحمد اسم المستلمة تهاني أحمد علي المسيلم السجل المدني 6  8  5  3  1  0  7  2 المدرسة  الثانوية السبعون بالدمام  المتوسطة التاسعة والستون بالدمام القسم  _ توقيع المسلمة والتاريخ توقيع المستلمة والتاريخ تصديق / مديرة الجهة المسلمة الختم تصديق /مديرة الجهة المستلمة الاسم/ نادية أحمد محمد أحمد الاسم/ تهاني أحمد علي المسيلم التوقيع/ الأصل لإدارة مراقبة المخزون صورة للمسلمة صورة للمستلمة

11 الرجيــــع آلية الاستخدام النموذج مستند الإرجاع رقم ( 9 )
يعبئ عند إرجاع الأصناف التالفة إلى ( المستودعات) المستودعات ( الاختام ، الكتب ، الخزنة الحديدية ) ( أثاث مكتبي ، طاولات ، كراسي أجهزة ، آلات , طفايات حريق ) يعبئ في حالة ارجاع الاصناف التالفة فقط النموذج مستند الإرجاع رقم ( 9 )

12 1- تعبئة المستند الكربوني نموذج رقم (9)
تحديد أسباب الإرجاع تاريخ تحرير المستند مطابق لتاريخ توقيع المديرة بالأسفل اسم المدرسة يسجل في هذا العمود نوع الصنف مثلاً (كرسي ، مكتب، طاولة، طقم، لفة ) عدد الاصناف المرجعة يسجل في هذا العمود رقم الصنف من طلب الصرف رقم (7) إن وجد يسجل في هذا العمود اسم الصنف ووصفه كتابة اسم المديرة رباعياً و كتابة رقم السجل المدني مع التوقيع والختم

13 تعليمات التخلص من الرجيع وفقاً للصنف
الصنف التعليمات جهاز حاسب آلي محمول أو مكتبي مسح جميع البيانات والمعلومات (FORMA ) قبل رفعة للرجيع المواد الكيميائية التنسيق مع قسم التجهيزات المدرسية بالمكتب الكتب الثقافية المقررات الدراسية تعبئة مستند الإرجاع رقم (9) فقط وتفصيل أسماء الكتب ومخاطبة إدارة المستودعات الاختام خطاب رسمي لإدارة المستودعات مع تعبئة مستند الإرجاع رقم (9) لاستلامها وإتلافها صندوق تجوري أو الخزنة الحديدية بنمرة وقفل رفع خطاب رسمي لإدارة المستودعات مع تعبئة مستند الإرجاع رقم (9) فقط

14 تعليمات الأصناف التالفة
أولاً : في حالة تلف الصنف أو عدم إمكانية إصلاحه يتم اتباع الآتي : 1. اعداد تقرير من قبل المديرة عن الحادث ورفعه للمكتب التعليم . 2. تكوين لجنة مكونة من ثلاثة أعضاء على أن يكون عضو إدارة مراقبة المخزون أساسياً في اللجنة لتحقيق والتقصي عن أسباب التلف أو الفقد الحاصل . 3. تقدير قيمة الصنف قبل التلف وبعده والفرق بينهما هي التبعة المالية . 4. يتحمل المتسبب التبعة المالية . 5. الرفع لإدارة مراقبة المخزون لأخذ الموافقة على تحصيل التبعة المالية وإسقاط الصنف من العهدة .

15 3. يتحمل المتسبب التبعة المالية .
ثانياً : في حال فقد الصنف أو سرقته يتم اتباع الآتي : 1. تكوين لجنة مكونة من ثلاثة أعضاء على أن يكون عضو إدارة مراقبة المخزون أساسياً في اللجنة . 2. تسعير وتثمين الصنف من قبل اللجنة وفقاً لما يماثل قيمته الفعلية في السوق . 3. يتحمل المتسبب التبعة المالية . 4. الرفع لإدارة مراقبة المخزون لأخذ الموافقة على تحصيل التبعة المالية وإسقاط الصنف من العهدة .

16 1. كتابة الاسم رباعي مع السجل المدني لمديرة المدرسة وتصديق المعاملة بالختم الرسمي في العهد والرجيع ومحاضر النقل . 2. كتابة اسم الصنف ووصف بدقة وعدم ترك سطر بين الأصناف . 3.عدم الكتابة أو التأشير في الحقل الخاص بتوصيات لجنة فحص الرجيع . 4. عدم الكتابة أو التأشير في الحقل الخاص بالقيمة التقديرية في محضر الأصناف غير صالحة . 5. الالتزام بخطوات آلية التخلص من الرجيع عن طريق البيع لكافة الاصناف باستثناء الاختام والكتب والخزنة . 6. في حالة تمتع مديرة المدرسة بإجازة يتم كتابة اسمها الرباعي والسجل المدني لها والتوقيع من قبل من ينوب عنها من الوكيلات مع تدوين الاسم الرباعي لمن تنوب عنها .

17 إخلاء المبنى أولا: تقوم الجهة بعمل تقرير بالآتي: 1. بيان بالأصناف التالفة. 2. بيان بالأصناف المراد نفلها للمبنى المنقولين له. 3.بيان بالأصناف الزائدة عن الحاجة. 4. بيان مستفل بعهدة مالك المبنى المستأجر و التي لا تدخل في العهدة صدور القرار الاداري للإخلاء ورفع خطاب للجهة بالخطوات اللازم اتباعها في عملية الإخلاء ثالثاَ: يعبأ محضر نقل عهدة للأصناف المنقولة لجهات أخرى و التي لا تحتاجها الجهة المخلاة. (الجهة المعنية الجهة المسلمة). خامساً: بعد استكمال التواقيع على المستندات يتم اسقاط العهد من قبل ادارة مراقبة المخزون و ترسل صورة للجهة المرجعة لإسقاط تلك الأصناف من سجل العهدة لديهم. ثانياً: يحرر مستند ارجاع نموذج رقم (9) للأصناف التالفة و الفائضة من (الاختام, العهد الصالحة, خزنة حديدية). رابعاً: ترفع إدارة مراقبة المخزون تقرير لصاحب الصلاحية بانتهاء الأعمال مع تحديد التالف والزائد و المنقول لجهات أخرى مع تزويد الادارات المعنية بصورة من التفرير

18 الجهات الملحقة في حال وجود ( حضانة , مراكز تعليم الكبار, مركز الحي المتعلم, مراكز التربية الفكرية, و التربية الخاصة )ملحقة بالمدرسة, نأمل منكم اشعار إدارة مراقبة المخزون بذلك وتزويدها بالجرد الفعلي للجهة الملحقة عن طريق المكتب.

19 تعاميم تعميم المخزون.pdf
التعميم الخاص بطلبات المدارس من التجهيزات المدرسية عبر نظام فارس كتيب مراقبة المخزون بعد التعديل النهائي.pdf شرح مفصل عن التعامل مع العهد والرجيع والتعليمات الخاصة بذلك