بسم الله الرحمن الرحيم إدارة المكاتب الحديثة الدورة التدريبية

عرض تقديمي عن الموضوع: "بسم الله الرحمن الرحيم إدارة المكاتب الحديثة الدورة التدريبية"— نسخة العرض التّقديمي:

1 بسم الله الرحمن الرحيم إدارة المكاتب الحديثة الدورة التدريبية
الوحدة التدريبية الثالثة 09/10/ :49 ص إدارة المكاتب الحديثة - الوحدة الثالثة

2 ما هو المقصود من إدارة الوقت
تنظيم استخدام الوقت أفضل استخدام ممكن بما يساعد الشخص على تحقيق أهدافه في العمل وأهدافه الشخصية معاً فالوقت مشكلة لكثير من المديرين تعترض رغبتهم في تحقيق الأهداف التي يسعون إليها ( أهداف رسمية / شخصية) 09/10/ :49 ص إدارة المكاتب الحديثة - الوحدة الثالثة

3 إدارة المكاتب الحديثة - الوحدة الثالثة
أهم أسباب ضياع الوقت عدم التخطيط الجيد لاستغلال الوقت .... الاجتماعات الزائدة عن الحد .... عدم التفويض الجيد للسلطة... العناية بالتفاصيل أكثر من اللازم.... عدم القدرة على تحديد الأولويات.... عدم وضوح الأهداف.... عدم القدرة على قول (لا) عندما يتطلب الأمر ذلك... 09/10/ :49 ص إدارة المكاتب الحديثة - الوحدة الثالثة

4 عدم القدرة على إنهاء المقابلة مع الزائر خوفاً من إحراجه ...
تابع عدم القدرة على إنهاء المقابلة مع الزائر خوفاً من إحراجه ... المقاطعات والتداخلات الوظيفية ... المكالمات التليفونية... الزائرون بدون سابق موعد... ضعف نظام الاتصال بالآخرين... عدم كفاءة سكرتارية المدير... عدم وضوح السياسات... عدم فهم المرؤوسين للدور الذي يؤديه المدير وحدود سلطاته... لذلك لا بد من التخطيط الجيد للوقت. وهنا يلعب السكرتير دوراً هاماً في تخطيط وقت المدير 09/10/ :49 ص إدارة المكاتب الحديثة - الوحدة الثالثة

5 إدارة المكاتب الحديثة - الوحدة الثالثة
دور السكرتير في تنظيم مواعيد ومقابلات المدير يعتمد شاغلـــــو الوظائف الإدارية المساندة (السكرتارية) في تنظيم المواعيد والمقابلات للمدير على العديد من المبادئ والأسس العلمية اهمها: 09/10/ :49 ص إدارة المكاتب الحديثة - الوحدة الثالثة

6 1- فهم رغبات المدير المتعلقة بجدولة المواعيد والمقابلات
يجب على سكرتارية المدير العام تحديد: ما هي المدة الزمنية المسموح بها لكل موعد؟ ما هي المواعيد التي تعطى لها الأولوية. ما الذي يجب قوله لرفض إعطاء موعد لشخص يصر على الحصول على موعد؟ كيف يتم التصرف وإنهاء المقابلات التي تمتد لأكثر من الوقت. 09/10/ :49 ص إدارة المكاتب الحديثة - الوحدة الثالثة

7 2- طول مدة المواعيد والمقابلات
يلجأ بعض المديرين لتخصيص وقت متساو لكل موعد أو مقابلة ( 30 دقيقة مثلاً) ولكن هذا الأسلوب لا يصلح للتطبيق في كثير من المؤسسات حيث أن لكل موعد أو مقابلة ظروفها التي قد تستدعي وقتاً أطول فيتسبب ذلك في إنتظار الزائرين التالين في موعد المقابلة أو وقت أقل فلا يمكن الاستفادة المثلى من تنظيم وقت المدير. 09/10/ :49 ص إدارة المكاتب الحديثة - الوحدة الثالثة

8 3- متى تتم جدولة المواعيد
يختلف المديرون في تحديد الأوقات المناسبة التي يجب تحديدها لمقابلة الزائرين فيما يفضل البعض تنفيذ كل المواعيد في بداية العمل اليومي وفي توقيت محدد، نجد البعض يفضل أن يبدأ عمله بالإطلاع على البريد وإنهاء الاتصالات الهاتفية ويخصص وقتاً محدداً في منتصف اليوم لتنظيم مواعيد المقابلات وقد يلجأ البعض لتحديد أيام محددة يسمح فيها بالمواعيد، ويلجأ البعض لاستخدام مفكرة يومية ويفضلها البعض لأن المدير يستطيع خلال نظرة واحدة معرفة كافة المواعيد التي يتم اجراؤها. ومن المديرين من يسمح بالمواعيد طوال أيام الأسبوع إلا أنه يجب الإشارة إلى أن شاغل الوظائف الإدارية عليه عبء معرفة رغبات المدير في هذا الشأن وما هي الاجراءات التي يجب اتباعها عند حدوث حالات استثنائية. 09/10/ :49 ص إدارة المكاتب الحديثة - الوحدة الثالثة

9 وبصفة عامة فإن تنظيم مواعيد ومقابلات المدير تستلزم الآليات التالية:
إعداد مفكرة المواعيد: هناك أكثر من طريقة لتحديد المواعيد فبعضها يتم عن طريق الهاتف أو الحضور شخصياً وقد يتم تحديد الموعد بناء على مكاتبة واردة. وقد يتم تحديد الموعد بمعرفة شاغل الوظائف الإدارية المساندة أو بواسطة المدير نفسه. ويجب لضمان عدم النسيان ولتحقيق الدقة والانتظام في أداء هذا العمل الهام الاحتفاظ بسجل يدوي يدون به فوراً أي موعد يتم طلب تحديده. 09/10/ :49 ص إدارة المكاتب الحديثة - الوحدة الثالثة

10 ويراعى عند تحديد الموعد وتسجيله في سجل المواعيد ما يلي:
1- اسم الشخص الذي سيحضر المقابلة وإذا لم يكن الشخص طالب الموعد من الأشخاص المعروفة للمدير فيجب بيان اسم المؤسسة التي يعمل بها مع ذكر اسماء كافة الأشخاص الذين سيحضرون الاجتماع. 2- ما هو تاريخ ووقت المقابلة بالتحديد. 3- أين سيتم عقد الاجتماع ( يذكر العنوان بالتفصيل إذا كان الاجتماع خارج المؤسسة) 4- الغرض من الاجتماع. 09/10/ :49 ص إدارة المكاتب الحديثة - الوحدة الثالثة

11 إدارة المكاتب الحديثة - الوحدة الثالثة
وتختلف أشكال سجلات المواعيد التي يتم استخدامها فيما يستخدم البعض مفكرة او أجندة المكتب ليسجل المواعيد عليها. على أن يتم في نهاية كل يوم عمل سحب بطاقة اليوم التالي المدون بها مواعيد وتوقيتات المقابلات واسم الشخص والغرض من المقابلة ويتم عرضه على المدير في نهاية اليوم ليتسنى له معرفة المواعيد والمقابلات التي سيتم إجراؤها في اليوم التالي. 09/10/ :49 ص إدارة المكاتب الحديثة - الوحدة الثالثة

12 إدارة المكاتب الحديثة - الوحدة الثالثة
وفي كل الأحوال يجب على شاغلي الوظائف الإدارية المساندة ( السكرتارية) تسجيل المواعيد المحددة في نفس النموذج الذي يكون على مكتب المدير ، هذا بالإضافة إلى إعداد بطاقة يومية بمواعيد اليوم يتم تسليمها للمدير في بداية اليوم أو في نهاية اليوم السابق. ويجب على شاغلي الوظائف الإدارية المساندة المراجعة الدورية واليومية للمواعيد مع المدير في بداية اليوم حتى يمكن تفادي الازدواجية وإعطاء فرصة ووقت مناسب للتصرف في حالة قيام المدير بتحديد بعض المواعيد بدون الرجوع لشاغلي الوظائف الإدارية المساندة 09/10/ :49 ص إدارة المكاتب الحديثة - الوحدة الثالثة

13 إدارة المكاتب الحديثة - الوحدة الثالثة
كما يجب تسجيل المواعيد الثابتة المحددة في بداية كل شهر أو كل سنة إذا كانت هذه المواعيد ثابتة ولا يوجد احتمال لتغييرها حتى يمكن أخذها في الاعتبار عند تحديد المواعيد بعد ذلك. وقد يتطلب بعض المديرين من شاغلي الوظائف الإدارية المساندة ( السكرتارية) تسجيل بعض المناسبات الخاصة كأعياد الميلاد والمناسبات المتعلقة بالأسرة بجانب مواعيد العمل وفي هذه الحالة يجب أن يتم التسجيل بشكل رقمي بحيث لا يستطيع أي شخص خلافك أنت والمدير معرفة مغزى هذا الموعد. 09/10/ :49 ص إدارة المكاتب الحديثة - الوحدة الثالثة

14 ترتيب مقابلة الموظفين للمدير
في حالة طلب المدير استدعاء أحد الموظفين لمقابلته يجب عليك أن تسأل المدير عن غرض المقابلة إلا إذا كان الاجتماع دورياً وروتينياً وذلك لتقليل حدة التوتر عند الموظف الذي يطلب حضوره لمقابلة المدير بإبلاغه بسبب المقابلة، وقد يؤدي ذلك أيضاً إلى إحضار الموظف بعض المستندات والوثائق اللازمة للاجتماع وبالتالي تتحقق الفاعلية من الاجتماع والاستخدام الأمثل لوقت المدير والموظف وعدم إخباره بأي معلومات. 09/10/ :49 ص إدارة المكاتب الحديثة - الوحدة الثالثة

15 إدارة المكاتب الحديثة - الوحدة الثالثة
الغاء المواعيد قد يستوجب الأمر أحياناً إلغاء بعض المواعيد التي سبق تحديدها وبدون شك سيتفهم من سيتم إلغاء موعده أن هناك سبباً قوياً لإلغاء الموعد، ويشترط أن يتم الإبلاغ بالإلغاء في وقت مناسب لكي يستطيع الزائر الاستفادة من الوقت في أداء اعمال أخرى. لذلك يجب عليك بمجرد علمك بوجوب إلغاء الموعد سرعة الاتصال بالشخص المحدد له الموعد والاعتذار وإبداء الأسباب الداعية لإلغائه مع مراعاة أن يكون الإيضاح مختصراً ولا يشمل على معلومات سرية أو شخصية أو محرجة ويجب التعقل والحذر عند اختيار سبب إلغاء الموعد . كما يجب أن يشتمل الاعتذار وإلغاء الموعد إما بتحديد موعد جديد أو التأكيد على أنه سيتم تحديد موعد في وقت لاحق. 09/10/ :49 ص إدارة المكاتب الحديثة - الوحدة الثالثة

16 دور السكرتير في استقبال الزوار سواء من خارج أو داخل المؤسسة
يواجه العاملون في مجال الوظائف الإدارية المساندة ( السكرتارية) الكثير من المواقف مع الزائرين من خارج أو داخل المؤسسة، الأمر الذي يستوجب توفر مهارات خاصة لكيفية التعامل مع هؤلاء الزوار سواء المحدد لهم مواعيد مسبقة أو من يحضرون بدون موعد مسبق. ويجب على شاغلي الوظائف الإدارية معرفة المهام والإجراءات الإدارية التي يجب اتباعها عند استقبال الزوار، بالإضافة على تعلم قواعد الإتيكيت التي يجب استخدامها عند إجراء عمليات الاستقبال. 09/10/ :49 ص إدارة المكاتب الحديثة - الوحدة الثالثة

17 النمــــاذج وفيما يلي نماذج من الطرق التي يجب
أن تتبعها السكرتارية عند استقبالها للزوار النمــــاذج قواعد الإتيكيت الزائرون مثيري المشاكل الزائرون بدون موعد الزائرون ولهم موعد 09/10/ :49 ص إدارة المكاتب الحديثة - الوحدة الثالثة

18 1- التعامل مع الزائرين المحدد لهم مواعيد سابقة
عند دخول الزائرين المحدد لهم مواعيد مسبقة قبل الموعد المحدد يتم الترحيب بهم وجعلهم ينتظرون حتى حلول موعدهم، ولا يجوز بأي حال من الأحوال ترك الزائرين الذين لديهم مواعيد محددة مسبقا ينتظرون وفي حال عدم تمكن المدير من استقبال الضيف في الموعد المحدد نتيجة لطول الاجتماع السابق يجب على شاغلي الوظائف الإدارية المساندة ( السكرتارية) الاعتذار بلطف عن التأخير والتأكيد على أن المدير سيتمكن من مقابلته في غضون دقائق. و لا يجوز الاعتذار للضيف بأن سبب التأخير يرجع لظروف شخصية للمدير أو زحمة مواصلات أو سهر المدير في حفلة مساء أمس أو أن العمل كثير لأن ذلك يترك انطباعا سيئاً لدى الزائر. 09/10/ :49 ص إدارة المكاتب الحديثة - الوحدة الثالثة

19 2- التعامل مع الزائرين غير المحدد لهم مواعيد
إذا لم تتمكن من معرفة الزائر الذي حضر بدون معد مسبق فيجب أن تطلب منه التعريف بنفسه وذلك بطريقة لبقة كان تقول له مثلاً: أنا سعيد ناصر كبير الإداريين بمكتب السد أ.د/ محمد ابراهيم هل لي أن أخبره باسمك وسبب المقابلة... أو تقول له ... سوف أرى إن كان بإمكان السيد الوزير مقابلتك. هل لديك بطاقة تعريف لأعرضها عليه؟ وإذا كان جدول المواعيد يسمح بإتمام المقابلة فيتم عرض الأمر على المدير للإفادة بالرأي. 09/10/ :49 ص إدارة المكاتب الحديثة - الوحدة الثالثة

20 إدارة المكاتب الحديثة - الوحدة الثالثة
أما إذا كان جدول المواعيد مكتملاً فيتم إخطار الزائر بأنه يمكن تحديد موعد في يوم آخر لأن المواعيد اليوم مكتملة. ويجب عليك من محاولة ترتيب موعد ولو بشكل مبدئي لشخص تعلم رغبة المدير في مقابلته، وتذكر انك لو قمت بتحديد موعد مبدئي قد يصعب عليك إلغاؤه بلباقة فيما بعد، وفي حالة الحاح مثل هذا الشخص لتحديد موعد للمقابلة يفضل أن تبلغه بأنك ستتحدث مع المدير. 09/10/ :49 ص إدارة المكاتب الحديثة - الوحدة الثالثة

21 3- الزائرون الذين يثيرون المشاكل
في حالة ملاحظة شاغلي الوظائف الإدارية المساندة (السكرتارية) أن أحد الزوار يبدو عليه الاستياء أو تصرفه يبدو غير مناسب أو غير لائق فيجب اتباع النصائح التالية: 3/1-اكتساب ود هذا الشخص ويتحقق ذلك من خلال تذكرك بأن ما يقوله الزائر ليس موجهاً لك طالما لم تكن سبباً في المشكلة التي أثارته. 3/2- تجنب الوقوف موقف المدافع وذلك لأنه وإن بدت امشكلة غير ذات أهمية بالنسبة لك إلا أنه من الواضح أن الزائر تأثر بها وإلا ما ثار وغضب. 09/10/ :49 ص إدارة المكاتب الحديثة - الوحدة الثالثة

22 إدارة المكاتب الحديثة - الوحدة الثالثة
3/3- تجنب الوعد بشيء قد تورط نفسك فيه كأن تقول له مثلاً (عندك حق). 3/4- لا تناقش الزائر أو تحاول إيضاح المشكلة أو التفوه بعبارات ساخرة حتى وإن كان الزائر على خطأ. 3/5- حاول الإنصات الجيد له بدون تعليق واقترح عليه أنه بإمكانه مقابلة الرئيس في موعد يحدد له لحل المشكلة أو بكتابة رسالة يتم إبلاغها للمدير بالمشكلة. 09/10/ :49 ص إدارة المكاتب الحديثة - الوحدة الثالثة

23 إدارة المكاتب الحديثة - الوحدة الثالثة
وفي ختام حديثنا عن الزائرين وكيفية التعامل معهم لا بد أن نتذكر أن هناك نوعاً من الزائرين الفضوليين الذين يسعون للحصول على معلومات بطرح العديد من الأسئلة والتي قد يكون بعضها شخصياً لإشباع فضولهم، وهؤلاء الأفراد يجب الإجابة عليهم بإجابات عامة دون محاولة صدهم، وفي بعض الأحيان يجب على شاغلي الوظائف الإدارية المساندة (السكرتارية) إيهام هذا الضيف بأن لديه عملاً هاماً، ومطلوب فوراً القيام بإنجازه وسيتفرغ للحديث معه. وهذا النوع من التصرف يتم بلباقة وبدون خدش مشاعر الزائر أو إحراجه. 09/10/ :49 ص إدارة المكاتب الحديثة - الوحدة الثالثة

24 وأهم هذه القواعد في مجال الاستقبال والتقديم للزائرين:
4- قواعد الأتيكين في استقبال الزوار من مهام شاغلي الوظائف الإدارية المساندة (السكرتارية) أن يكون مسئولاً عن بعض مهام التعريف أو التقديم أو الاستقبال لزوار مكتبه، وتخضع هذه المهام لقواعد وأسس علمية يطلق عليها قواعد الإتيكيت أو البروتوكول يسعى الجميع لتنفيذها وإتباعها. وأهم هذه القواعد في مجال الاستقبال والتقديم للزائرين: 09/10/ :49 ص إدارة المكاتب الحديثة - الوحدة الثالثة

25 إدارة المكاتب الحديثة - الوحدة الثالثة
4/1- يجب عند تقديمك الضيف لمديرك تقديمه باسمه: لذلك يجب تسجيل اسم الشخص الذي يحضر المقابلة ويجب التأكد من طريقة النطق الصحيح للاسم وفي حالة حضور شخص سبق حضوره أكثر من مرة وطلب استقبال المدير له وتبين لك عدم تذكر أسمه، فبإمكانك محاولة معرفة اسمه بطريقة لبقة كأن تقول له ”انني آسف حيث يجب علي معرفة اسم سيادتك ولكنني لا أستطيع تذكره هذه اللحظة“. 09/10/ :49 ص إدارة المكاتب الحديثة - الوحدة الثالثة

26 إدارة المكاتب الحديثة - الوحدة الثالثة
الا أنه من الأفضل استخدام أسلوب لتذكر أسماء الزوار ولا يوجد أسلوب واحد ولكن هناك مقترحات عديدة أهمها: ترديد اسم الشخص جهراً أو في سرك أثناء تعرفك عليه. تأكد من فهم الاسم بوضوح منذ البداية واطلب من الشخص أن يقوم بتوضيح أسمه إذا كان الاسم غامضاً. اقرن اسم الشخص ببعض الحقائق الدالة على الشخص وقم بتدوين بعض الملاحظات عنه لتساعدك في التعرف عليه مع تجنب الملاحظات السلبية مثل ( البدين- الأعرج-... الخ) 09/10/ :49 ص إدارة المكاتب الحديثة - الوحدة الثالثة

27 إدارة المكاتب الحديثة - الوحدة الثالثة
4/2- إذا حضر الزائر لمكتبك وكانت أول مرة يأتي فيها ولم يسبق له مقابلة الرئيس فيجب عليك إعلام مديرك بالتليفون بالزائر الذي سيقابله والغرض من المقابلة في اختصار ، ثم قم باصطحابه لمكتب الرئيس وتقديمه للمدير باسمه ثم إغلاق الباب وعدم الانتظار إلا إذا طلب منك الدير ذلك. وفي المجتمعات العربية نجد أن بعض الرؤساء يفضلون الخروج الى باب المكتب والترحيب بالزائر. 09/10/ :49 ص إدارة المكاتب الحديثة - الوحدة الثالثة

28 إدارة المكاتب الحديثة - الوحدة الثالثة
ولابد أن نشير إلى بعض قواعد البروتوكول في مجال التقديم التي يجب اتباعها: يتم ( في الغرب) تقديم الرجل إلى المرأة. يتم تقديم الشخص الأصغر سناً للشخص الأكبر في السن. يتم تقديم الشخص ذي المنصب الأدنى إلى الشخص ذي المنصب الأعلى. وتستخدم هذه القواعد في الحياة العملية إلا انه أحياناً يحدث بعض الاستثناءات وعندما يراد تقديم شخص لمجموعة من الأشخاص فتذكر اسم الشخص الذي حضر أخيراً ثم يذكر أسماء الحضور وفقاً لترتيب جلوسهم. كما يجب ذكر المنصب عند التقديم ( المسمى الوظيفي) كأن تقول السيد/ الأمين العام أو معالي الوزير 09/10/ :49 ص إدارة المكاتب الحديثة - الوحدة الثالثة

29 إدارة المكاتب الحديثة - الوحدة الثالثة
4/3- عند إبلاغ الزائرين بأسمائهم لك فلا يجوز أن تذكر لهم اسمك بل يجب الترحيب بشكل طبيعي كأن تقول ” مرحباً“. 4/4- يجب معرفة أن الشخص الذي يذكر أسمه أولاً عليه بمد يده أولاً. إلا أن قواعد الآداب العامة تقتضي بقبول اليد الممدودة للمصافحة والرد عليها وعادة ما تكون مصافحة الرجال بالإيماء وإذا كانت المصافحة بالأيدي فيجب الوقوف عند المصافحة ولا يطلب ذلك من النساء إلا في بعض الحالات التي يتم فيها تقديمهن إلى أشخاص من ذوي المناصب الرفيعة فقد يظهرن الاحترام الزائد بوقوفهن. ويجب مراعاة أن المصافحة تعبر عن الكثير من شخصيتك لذا يجب عليك إظهار الحماس في المصافحة بشكل مناسب. 09/10/ :49 ص إدارة المكاتب الحديثة - الوحدة الثالثة

30 إدارة المكاتب الحديثة - الوحدة الثالثة
4/5- عند التحدث مع الشخص الحاضر للمقابلة وجه نظرك إليه أثناء الحديث لأن توجيه الكلام مع عدم توجيه النظر دليل على الاستهانة به أو خشية مواجهة الحديث معه. 4/6- محاولة السيطرة على مخارج الصوت وعدم ارتفاعه بالشكل الحاد أو خفضه بالشكل الهامس والتأكد من صحة النطق لمفردات الحديث مع الزائر وكذا معدل سرعة الكلام حتى تترك انطباعاً حسناً لدى الزائر. 4/7- تأكد من تقديم واجبات الضيافة للزائر من تقديم مرطبات أو شاي أو قهوة وذلك في الوقت المناسب حيث أن التأخير في التقديم سيؤدي إلى تأخير الضيف في المقابلة عن الموعد المحدد. 4/8- بعد انتهاء الزيارة ومرور الزائر على مكتبك صاحبه حتى باب المكتب مودعاً بأسلوب هادئ. 09/10/ :49 ص إدارة المكاتب الحديثة - الوحدة الثالثة

31 " إدارة وقت التعامل مع الزائرين "
أولاً : تكتيك الزائــر المفاجئ: 1 . يصلون مع عذر يستحق التصفيق لزيارتهم الغير مخططة. 2 . ينتقلون من المنطقة العامة إلى الخاصة . 3 . المحاولة الأخيرة هي الجلوس . 4 . الحديث يبدأ دون تمهل . 09/10/ :49 ص إدارة المكاتب الحديثة - الوحدة الثالثة

32 إدارة المكاتب الحديثة - الوحدة الثالثة
ثانياً: أساليب التخلص من الزائر المفاجئ 1 . أخلق عوائق جسدية . 2 . أرشدهم إلى الزاوية العامة . 3 . فض إعطاء اتصال العين بالعين . 4 . لا تسمح لهم بالاستقرار . 5 . قم بالسير معهم خارج المكتب ثانية . 6 . دع الزائر يقوم بالتوقيع لبيان صعوبة الأخذ من وقتك . 09/10/ :49 ص إدارة المكاتب الحديثة - الوحدة الثالثة

33 إدارة المكاتب الحديثة - الوحدة الثالثة
إدارة وقت القراءة والكتابة والبريد إن القراءة وكتابة التقارير ، المذكرات ، الرسائل ، الكتب ، المجلات والأوراق ، وسائر مستندات الأعمال تستهلك وقتاً لا بأس به من يوم عملك . 09/10/ :49 ص إدارة المكاتب الحديثة - الوحدة الثالثة

34 إدارة المكاتب الحديثة - الوحدة الثالثة
أولاً : خرافات وحقائق الخرافة : القراءة السريعة من الصعب البراعة فيها . الحقيقة : أي متعلم يمكنه أن يضاعف سرعة القراءة إذا بذل قليً من الجهد أو الوقت . الخرافة : تتضمن القراءة السريعة خسارة المعنى . الحقيقة : وجدت الأبحاث علاقة ضئيلة بين سرعة القراءة والاستيعاب . فبعض الناس يقرءون بسرعة وباستيعاب ممتاز في حين يقرأ الآخرين ببطء وباستيعاب ركيك . الخرافة : تشمل القراءة السريعة تدريب عينيك على اكتساب معلومات أكثر مثل فقرات بأكملها في لمحة واحدة . الحقيقة : ليس اكتساب المعلومات من العيون بل تحليلها في الدماغ . 09/10/ :49 ص إدارة المكاتب الحديثة - الوحدة الثالثة

35 إدارة المكاتب الحديثة - الوحدة الثالثة
ثانياً : قبل قراءة أي مادة اسأل نفسك ثلاث أسئلة أساسية 1 . ما هو هدفي من قراءة هذه المادة ؟ 2 . أي أهدافي سيتحقق بقراءة هذه المادة ؟ 3 . هل هذه المادة هي الوسيلة الأحسن لتحقيق هذا الهدف ؟ 09/10/ :49 ص إدارة المكاتب الحديثة - الوحدة الثالثة

36 إدارة المكاتب الحديثة - الوحدة الثالثة
ثالثاً: خلال قراءة أي مادة هناك عشرة نصائح يجب مراعاتها 1 . غيَّر في سرعتك عند القراءة كما تُغير ناقل السرعة في سيارتك وذلك لتأخذ بعين الاعتبار المطالب المتغيرة التي تود كشفها من الكتاب . هناك ثلاث معدلات للسرعة في القراءة:  التخلل : القراءة بسرعة بمعدل كلمة في الدقيقة للإجابة القصيرة على أسئلة تبدأ بمن ، ماذا ، متى ، أين.  التفرس : قراءة بسعة متوسطة بمعدل400 ـ 800 كلمة في الدقيقة لإيجاد أجوبة لأسئلة طويلة تبدأ بلماذا وكيف.  الدراسة : قراءة دقيقة بالتفاصيل من أجل الحصول على معان أعمق. 09/10/ :49 ص إدارة المكاتب الحديثة - الوحدة الثالثة

37 إدارة المكاتب الحديثة - الوحدة الثالثة
2 . قراءة الفقرات الأولى تحتوي على المقدمات. 3 . قراءة الفقرة الأخيرة تلخص الأفكار الرئيسية. 4 . الفقرات في الوسط تحتوي على أسباب وأمثلة مساندة يمكن تجاهلها بأمان. 5 . الصور والرسوم تلخص الوقائع الرئيسية والأرقام والأفكار. 6 . ابدأ بأخذ فكرة شاملة عن جميع الأجزاء وكيف نظمت في تقرير واحد. 7 . رتب المحتويات حسب أولوياتها لك ، بغض النظر عن أولويات المؤلف. 8 . ابدأ بقراءة المواد ذات الأولوية العالية. 9 . ضع خطاً تحت الأجزاء التي تتطلب دراسة أكثر. 10 . ضع حداً لقراءة نفس المادة مرتين. 09/10/ :49 ص إدارة المكاتب الحديثة - الوحدة الثالثة

38 خمسة نصائح للتعامل مع رسائل البريد
1 . افتحها فوق سلة المهملات حتى ترمى ما ليس له نفع . 2 . تعامل مع كل رسالة مرة واحدة مقرراً ما تود فعله بها . 3 . وضع كل نوع من الرسائل في ملف خاص . 4 . رد على الرسائل بالهاتف أو بالبريد الإلكتروني متى أمكن . 5 . دون تعلقاً على الرسائل الرئيسية في سجلاتك . 09/10/ :49 ص إدارة المكاتب الحديثة - الوحدة الثالثة

39 والحديث في الاتصالات الهاتفية
تنظيم وإدارة الوقت والحديث في الاتصالات الهاتفية الأسس العلمية لتنظيم وإدارة الوقت مبادئ استخدام الهاتف . 09/10/ :49 ص إدارة المكاتب الحديثة - الوحدة الثالثة

40 أولاً : مبادئ استخدام الهاتف
1 . الهدف من المكالمة التي تجريها أو تستقبلها أثناء العمل بشكل مناسب وبأقل تكلفة وأفضل أداء . 2 . العمل على أن تكون المكالمة في أقل وقت ممكن لتخفيض التكاليف بشرط أداء الرسالة كاملة . 3 . الاحتفاظ بدليل يتضمن كافة أرقام الأشخاص والهيئات التي يتم طلبهم دائماً أو المحتمل طلبهم وسهولة استرجاع هذه الأرقام بسهولة ويُسر . 4 . عدم مغادرة مكتبك أثناء العمل اليومي إلا بعد تكليف زميل آخر بالرد على المكالمات وإخباره بمكان تواجدك ووقت عودتك حتى يتصرف في المكالمات بفاعلية . 5 . محاولة إنهاء المكالمات التي تطول وتلك التي تخرج عن نطاق العمل وبطريقة دبلوماسية هادئة . 6 . التأكد من عدم وجود أي مصدر للإزعاج أو التشويش بجور الهاتف الذي يتم التحدث منه للحفاظ على الوقت المستخدم في الاتصال . 7 . العمل بقدر الإمكان على إجابة طلب المتصلين في ضوء القواعد والتعليمات لمنع تكرار اتصالهم . 8 . التعامل مع كافة المكالمات الواردة والصادرة باهتمام واضح يشعر به الطرف الآخر . 09/10/ :49 ص إدارة المكاتب الحديثة - الوحدة الثالثة

41 ثانياً : الأسس العلمية لتنظيم وإدارة
الوقت والحديث في الاتصالات الهاتفية خدام الهاتف من الأمور الهامة التي يجب على شاغلي وظائف السكرتارية عملها لتنظيم وإدارة الوقت والحديث في الاتصالات الهاتفية لتحقيق أقصى كفاءة ممكنة وأقل تكلفة مراعاة الأسس العلمية التالية : 1 . ضرورة فرز المكالمات الواردة والتعرف على أصحابها والغرض من المكالمة لتنفيذ هذه المهمة الصعبة حيث يتم الاتفاق مسبقاً مع الرئيس على الأسلوب الذي يجب إتباعه مع طالبي المكالمات الذين يرفضون التعريف بأنفسهم ويصرون على التحدث مع الرئيس . 2 . ضرورة إتباع الوضوح والاختصار في المحادثات الهاتفية . 09/10/ :49 ص إدارة المكاتب الحديثة - الوحدة الثالثة

42 إدارة المكاتب الحديثة - الوحدة الثالثة
3 . محاولة التعرف على تمييز الأصوات والتعرف على أصحابها لما لذلك من أثر فعال في تحقيق أداء الاتصالات الهاتفية بفاعلية وزمن قياسي . 4 . عدم مقاطعة المتحدث إلا في الحالات الشاذة وتتم المقاطعة في هذه الحالات بطريقة مناسبة دون إحراج الشخص المتحدث . 5 . عدم إعطاء أي بيانات أو معلومات في الهاتف لا يكون مرخصاً بها مهما كانت الظروف . 6 . تنظيم كيفية إجراء المكالمة وتسجيل ماذا سيتم بها من موضوعات ويُحقق ذلك إحساساً للمستقبل بالاهتمام والتقدير كما يُحقق وفراً في التكاليف وسرعة الإنجاز . 09/10/ :49 ص إدارة المكاتب الحديثة - الوحدة الثالثة

43 إدارة المكاتب الحديثة - الوحدة الثالثة
7 . مراعاة الاتصال في التوقيتات المناسبة في كافة النواحـي (توقيت حالة مزاجية ـ ملاءمة الوقت لظروف العمل ) . 8 . تنفيذ تعليمات الرئيس بالنسبة للأشخاص والتوقيتات بدملوماسية وحنكة . 9 . عدم اللجوء لتحويل المكالمات الواردة إلا في حالة تعذر تقديم العون المطلوب . 10. عدم إجراء أي اتصال إلا بعد التأكد من صحة الرقم المطلوب . 11. ضرورة إنهاء المكالمات بعبارات مناسبة وعدم وضع السماعة وقفل الخط قبل قيم الطالب بذلك مع وضع السماعة بهدوء . 09/10/ :49 ص إدارة المكاتب الحديثة - الوحدة الثالثة

44 إدارة المكاتب الحديثة - الوحدة الثالثة
هل تعرف من يسرق وقتك ؟ في التخطيط : عدم وجود أهداف / أولويات / تخطيط الإدارة بالأزمات ، تغيير الأولويات . محاولة القيام بأمور كثيرة في وقت واحد / تقديرات غير واقعية للوقت . انتظار الطائرات / والمواعيد . السفر . العجلة / عدم الصبر . 09/10/ :49 ص إدارة المكاتب الحديثة - الوحدة الثالثة

45 إدارة المكاتب الحديثة - الوحدة الثالثة
هل تعرف من يسرق وقتك ؟ في التنظيم : عدم التنظيم الشخصي / طاولات المكتب المزدوجة . خلط المسئولية والسلطة . ازدواجية الجهد . تعدد الرؤساء . الأعمال الورقية / الروتين / القراءة . نظام سيئ للملفات . معدلات غير ملائمة / التسهيلات المادية غير ملائمة . 09/10/ :49 ص إدارة المكاتب الحديثة - الوحدة الثالثة

46 إدارة المكاتب الحديثة - الوحدة الثالثة
في التوظيف : ـ موظفون غير مدربين / غير أكفاء . ـ الزيادة أو النقص في عدد الموظفين . ـ التغيب / التأخر / الاستقالات . ـ الموظفون الاتكاليون . في التوجيه : ـ التفويض غير الفعال / الاشتراك في تفاصيل روتينية . ـ نقص الدافع / اللامبالاة . ـ نقص في التنسيق / وفي العمل . 09/10/ :49 ص إدارة المكاتب الحديثة - الوحدة الثالثة

47 إدارة المكاتب الحديثة - الوحدة الثالثة
في الاتصالات : ـ الاجتماعات . ـ عدم وضوح أو فقدان الاتصالات والإرشادات . ـ " حمى المذكرات الداخلية " الاتصالات الكثيرة الزائدة ـ عدم الاتصالات . في صنع القرارات : ـ التأجيل / التردد. ـ طلب الحصول على كل المعلومات. ـ قرارات سريعة. 09/10/ :49 ص إدارة المكاتب الحديثة - الوحدة الثالثة

48 إدارة المكاتب الحديثة - الوحدة الثالثة
في الرقابة : ـ المقاطعات الهاتفية. ـ الزائرون المفاجئون . ـ عدم القدرة على قول " لا ”. ـ معلومات غير كاملة / معلومات متأخرة. ـ نقص الانضباط الذاتي. ـ ترك المهام دون إنجازها. ـ فقدان المعايير / الرقابة/ وتقارير المتابعة. ـ المؤثرات البصرية المنهية / الضجيج. ـ الرقابة الزائدة. ـ عدم العلم بما يجري من حولك. عدم وجود الأشخاص الذي تريدهم للنقاش. 09/10/ :49 ص إدارة المكاتب الحديثة - الوحدة الثالثة

49 توجهات الإدارة الإليكترونية للوقت
إدارة الملفات بدلاً من حفظها. استعراض المحتويات بدلاً من القراءة. مراجعة محتوى الوثيقة بدلاَ من كتابتها. البريد الإليكتروني بدلاً من الصادر والوارد. الاجراءات التنفيذية بدلاً من محاضر الاجتماعات. الانجازات بدلاً من المتابعة. اكتشاف المشاكل بدلاً من المتابعة. التجهيز الناجح للاجتماعات. 09/10/ :49 ص إدارة المكاتب الحديثة - الوحدة الثالثة

50 عناصر الإدارة الإليكترونية
إدارة بلا أوراق: حيث تتكون من الأرشيف الإليكتروني والبريد الإليكتروني والأدلة والمفكرات الإليكترونية والرسائل الصوتية ونظم المتابعة الآلية. إدارة بلا مكان: وتتمثل في التليفون المحمول والتليفون الدولي الجديد (التليديسك) والمؤتمرات الإليكترونية والعمل عن بعد من خلال المؤسسات التخيلية. 09/10/ :49 ص إدارة المكاتب الحديثة - الوحدة الثالثة

51 إدارة المكاتب الحديثة - الوحدة الثالثة
إدارة بلا زمان: تستمر 42 ساعة متواصلة ففكرة الليل والنهار والصيف والشتاء هي أفكار لم يعد لها مكان في العالم الجديد فنحن ننام وشعوب أخرى تصحو لذلك لابد من العمل المتواصل لمدة 24 ساعة حتى نتمكن من الاتصال بهم وقضاء مصالحنا. إدارة بلا تنظيم جامد: فهي تعمل من خلال المؤسسات الشبكية والمؤسسات الذكية التي تعتمد على صناعة المعرفة. 09/10/ :49 ص إدارة المكاتب الحديثة - الوحدة الثالثة

52 وأخيراً ... من نصائح الخبراء في إدارة الوقت
قدر لمجهودك ثمرة أعلى من الثمرة الحالية. حاسب نفسك ودقق في وقتك والمجهود المبذول فيه. افحص قائمتك بشكل منتظم واجعل مرؤوسيك يفعلوا ذلك ايضاً. أكتب كل واجبات يومك. ركز نشاطك وجهودك على المصادر المفيدة لعملك. أعد أهدافاً واضحة للموظفين. قسم الأعمال المعقدة الطويلة المدى إلى اهداف قصيرة ومعرفة بدقة. 09/10/ :49 ص إدارة المكاتب الحديثة - الوحدة الثالثة

53 إدارة المكاتب الحديثة - الوحدة الثالثة
اختر مشروعاً يهتم بحد أدنى من النتائج ولكن ملموسة بدلاً من الاهتمام بأهداف عامة. يحاول الكارهون للعمل إعاقة التنفيذ ( الانشغال بدلاً من الأشغال). حضر خطط عمل مدونة، جداول زمن مفصلة وقياسات جلية. سرع إجراءات إدارة الوقت الجديد عندما يتحقق التقدم. استخدم معيار لوقت كل شيء. فكر وتكلم عن العودة حسب الوقت كما تفكر وتتكلم عن مردود المساهمة. أحذف الخطوات المضادة التي لا قيمة لها. 09/10/ :49 ص إدارة المكاتب الحديثة - الوحدة الثالثة

54 إدارة المكاتب الحديثة - الوحدة الثالثة
سجل الوقت كتابة ولا تعتمد على الذاكرة. رتب أعمالك مما يسهل عليك أداءها وأبدأ بالصعب. كن مرناً في تخطيط وقتك وتعلم أن تقول: لا. توقف عن الأعمال غير المفيدة ولابد أن يكون لسلة المهملات نصيب. تخلص من الذين يضيعون وقتك. نسق أفكارك واحترم وقت الآخرين. فتت مشكلة الوقت الى قطع صغيرة. تعلم كيف تكتسب مهارات جديدة. 09/10/ :49 ص إدارة المكاتب الحديثة - الوحدة الثالثة

55 إدارة المكاتب الحديثة - الوحدة الثالثة
خصص وقت للتفكير والإبداع. لا تؤجل عمل اليوم إلى الغد. حدد أهدافك وأولويتها. حدد الأنشطة اللازمة للوصول إلى أهدافك. قدر الوقت اللازم لأداء كل نشاط وضع حدوداً لكل الأعمال. خطط وقتك وضع خطة أسبوعية وقائمة لأعمالك اليومية. لا تنسى أن تترك وقتاً للأشياء غير المتوقعة. تأكد أن الساعة الأولى في اليوم منتجة. 09/10/ :49 ص إدارة المكاتب الحديثة - الوحدة الثالثة

56 إدارة المكاتب الحديثة - الوحدة الثالثة
خصص ساعة يومياً للتفكير في أعمالك الهامة. لا تقفز الى عمل جديد قبل انتهاء عملك الحالي. ركز وقتك على الأعمال الهامة ولا تضيعه في القيام بأعمال بسيطة. خصص وقتاً لشخصك وللاسترخاء ولأسرتك. لا تنسى أن وقتك من ذهب. اجعل الإدارة الفعالة لوقتك عادة يومية. سرقة الوقت لا تعتبر حتى جنحة. 09/10/ :49 ص إدارة المكاتب الحديثة - الوحدة الثالثة

57 إدارة المكاتب الحديثة - الوحدة الثالثة
انتهى مع خالص التحيات 09/10/ :49 ص إدارة المكاتب الحديثة - الوحدة الثالثة

58 استفساراتكم من فضلكم،،،
USA استفساراتكم من فضلكم،،، 09/10/ :49 ص إدارة المكاتب الحديثة - الوحدة الثالثة