ثالثًا: الرسالة الشخصية والإدارية ثالثًا: الرسالة الشخصية والإدارية

من معاني الرسالة في المعجم: 1- معانٍ معجمية من معاني الرسالة في المعجم: أما اصطلاحًا: «التوجيه». وأصلها من الاسترسال المشتق من «الرسل» الذي يعني القطيع من كلِّ شيء، فرسل الإبل وإرسالها القطيع منها والقطعان». والإرسالية مجموعة من الناس يسافرون إلى مكان معين لغرض ما، كإرسالية الجند، وإرسالية المعونات وهكذا. هي قطعة نثرية مكتوبة يوجهها شخص أو أكثر إلى إنسان آخر لغرض شخصي أو رسمي.

2- استخدامات تاريخية عَرِفَ العرب منذ القدم الرسائل، فقبل الإسلام: ذكرت كتب التاريخ صحيفة المتلمس الشهيرة. (يضرب لمن يسعى بنفسه في هلاكها ويغررها, والمتلمس شاعر مشهور، وفد هو وابن أخته طرفة على عمرو بن هند ملك الحيرة, فنزلا معه في خاصته, وكانا يركبان معه للصيد، فيركضان طول النهار فيتعبان, وكان يشرب فيقفان على بابه النهار كله ولا يصلان إليه, فضجر طرفة وهجاه في أبيات مشهورة, فلما بلغ ذاك عمرو هم بقتل طرفة, لكنه خاف من هجاء المتلمس له فقال لهما: لعلكما اشتقتما لأهلكما فقالا: نعم, فكتب لهما بصحيفتين وختمهما وقال لهما: اذهبا إلى عاملي في البحرين, فقد أمرته أن يصلكما بجوائز,

فذهبا ومرا في طريقهما بشيخ يحدث ويأكل تمرا ويقصع قملا فذهبا ومرا في طريقهما بشيخ يحدث ويأكل تمرا ويقصع قملا. ‏فسخرا منه: فقال المتلمس: ما رأيت شيخا أحمق من هذا, فقال الشيخ: ما رأيت أنت من حمقي?‏ عتيقا، وأدخل جديدا، وأقتل عدوا في آن واحد, وإن أحمق مني من يحمل حتفه بيده وهو لا يدري.. فاستراب المتلمس بقوله, وواصلا طريقهما فوجدا غلاما. فقال له المتلمس أتقرأ يا غلام؟ قال: نعم ففض الصحيفة فإذا بها:‏ إذا أتاك المتلمس فاقطع يديه ورجليه وادفنه حيا. فقال لابن أخته فض كتابك لتعلم ما به، فقال: إن الملك لا يأمر لي إلا بخير وذهب به إلى عامل البحرين فنفذ ما تضمنه الخطاب وذهب ذلك مثلا)۔

وبعد الإسلام: كان النبي -- يدعو من حوله إلى الإسلام بالرسائل، وكان لديه كُتَّاب يكتبونها. كذلك استخدمها الخلفاء في مخاطبة الولاة، وتوجيه قادة الجيوش، وتسيير شؤون الدولة، وقضاء حوائج الناس. وفي العصر الحديث: أصبحت فنًا مستقلًا عُرِفَ في تاريخ الأدب بالرسائل الديوانية، التي لا تزال آثارها قائمة في الثقافة العربية حتى اليوم.

الرسائل في عصرنا الحديث هي امتداد لهذا التاريخ؛ لأنها وسيلة للتواصل بين الأفراد على المستوى الشخصي والاجتماعي، وبين الموظفين والعاملين في المصالح الحكومية أو الخاصة على المستوى الرسمي أو الوظيفي. وبالتالي فالرسائل في هذا السياق نوعان هما: 1- الرسائل الإدارية. 2- الرسائل الشخصية.

أولًا: الرسائل الإدارية ثانيًا: الرسائل الشخصية أنواع الرسائل هي الرسائل الرسمية التي توجه لمؤسسة رسمية أو لمسؤول ما متضمنة أمرًا رسميًا، كأن تحمل معلومة عن معاملة ما، أو طلب توظيف أو تساؤلًا، أو غير ذلك مما يتعلق بشؤون العمل، وطريقة سيره. أولًا: الرسائل الإدارية هي كلُّ رسالة يوجهها أحد من الناس إلى آخر في إطار شخصي واجتماعي، وقد تحمل تهنئة أو تعزية، أو عتابًا أو شكرًا، أو يستخبر فيها المرسِل عن أحوال المرسَل إليه. ثانيًا: الرسائل الشخصية

الرسالة الشخصية وتتعدد طرق الناس في كتابتها بحسب: إذا كُتبت بلغة أدبية فإنها تخرج من إطار الكتابة الوظيفية، وتعد من قبيل الرسائل (الإخوانية) الأدبية. أما إذا كُتبت بلغة مجردة خالية من التعبيرات الأدبية، فلا تستخدم الأخيلة أو المجازات وأساليب البديع، فإنه يمكن عدها نوعًا من أنواع الكتابة الوظيفية. وتتعدد طرق الناس في كتابتها بحسب: السياقات الاجتماعية، ومحتوى الرسالة، والمستوى التعليمي

وقد كانت الرسائل البريدية وسيلة للتواصل بين الأشخاص إلى زمن قريب، ثم استبدلها الناس في وقتنا الحاضر برسائل البريد الإلكتروني (الإيميل)، التي يتداولونها فيما بينهم، ويضمنونها أمورًا مختلفة، وهذه الرسائل في غالبها لا تكتب بلغة أدبية.

3- أجزاء الرسالة للرسالة إطاران رئيسان يضعهما الكاتب في حسبانه قبل الكتابة هما: يقصد به هنا طريقة تنظيم الرسالة، وتوزيع النص على مستوى الصفحة أو الصفحات المرسَلة. أولًا: الشكل: وهو يختلف باختلاف نوع الرسالة، ولكنه لا يخرج عن ضرورة تقسيمه منطقيًا إلى ثلاثة أجزاء هي: 1- مقدمة 2 - ومتن 3- وخاتمة ثانيًا: المضمون:

4- كتابة الرسالة الشخصية أغلب الرسائل الشخصية في أيامنا هذه ترسل عبر البريد الإلكتروني؛ نظرًا لسرعة وصوله، ومجانيته في أكثر الأحوال. أول ما تقع عينك على الرسالة الإلكترونية قبل فتحها هو: معلومات المرسِل وموضوع الرسالة، لذلك يجب كتابة عنوان شمولي يوضح موضوع رسالتك، ويدعو القارئ إلى فتحها. بعض معرفات البريد الإلكتروني لا تحمل اسمًا بل رموزًا وأرقامًا، فاحرص على كتابة اسمك في إعدادات بريدك حتى يظهر لقارئ رسالتك.

طريقة كتابة الرسالة الشخصية: كتابة البسملة، ثم توجه الخطاب إلى المستقبل لرسالتك مسبوقًا بكلمة تودد أو تقدير مثل: عزيزي، أخي الفاضل، صاحب الفضيلة، سعادة، أو غيرها مما يناسب حالك ومقامك. ويتبع ذلك التحية، وأفضلها السلام عليكم ورحمة الله وبركاته. ثم تدلف إلى موضوع رسالتك، وحاول أن يكون مقسمًا إلى ثلاثة أقسام، 1- المقدمة: يكون أوله بمثابة التقديم والتمهيد لصلب الموضوع. 2- المتن: ثم انتقل إلى مقطع جديد، واكتب موضوعك كاملًا بكلِّ تفاصيله في مقطع أو أكثر. 3- الخاتمة: ثم انتقل إلى مقطع جديد يكون فيه ختام رسالتك.

وقد جرت العادة أن تختم الرسالة بعبارة تودد أو دعاء من قبيل: هذا وتقبل خالص مودتي، أو هذا والله يحفظكم ويرعاكم، أو غيرها مما يناسب الحال والمقام. بعد الانتهاء من كتابة الرسالة تكتب اسمك: في الرسالة الورقية: يُكتب أسفل الصفحة من الجهة اليسرى، ويقابله في الجهة اليمنى عنوان المرسل, أما في الرسالة الإلكترونية: فلا حاجة لكتابة العنوان الإلكتروني، ولكن تكتب بيانات أخرى كوظيفتك، أو عنوانك البريدي العادي، وأرقام هواتفك، أو عنوان مقر عملك، فإنها تكتب تحت الاسم مباشرة في الجهة نفسها. ولابد من التأكد من سلامة ما كتبت قبل إرساله، فعليك مراجعته جيدًا لتجنب الخطأ فيه.

5- كتابة الرسالة الإدارية أوجه التشابه الرسالة الإدارية الرسالة الشخصية 1- أهمية كتابتهما وفقًا لنظام محدد. 2- أهمية الاعتناء بالشكل والمضمون فيهما. 3- وكلاهما يتألف من مقدمة ومتن وخاتمة. أوجه الاختلاف يختلفان في: 1- الأهداف. 2- بعض الاستعمالات الفنية واللغوية.

الإطار العام للرسالة أو الشكل، ويحوي العناصر التالية: 1- ترويسة الصفحة التي تحوي معلومات عن الجهة التي يتبعها كاتب الرسالة. 2- رقم حفظ الرسالة وتاريخه، وعدد الأوراق المرفقة معها. 3- في ذيل الصفحة يُكتب عنوان الجهة وأرقام التواصل معها. وغالبًا هذه المعلومات تكون معدة سلفًا ومطبوعة ضمن الأوراق المعتمدة للاستعمال الرسمي في أغلب المصالح الحكومية والمؤسسات، وتكون مهمة الكاتب إعطاءها رقمًا وتاريخًا فقط۔

أمَّا من حيث المضمون فالرسالة الإدارية تتضمن الأجزاء الآتية: 1- التوجيه في سطرها الأول: إذ يكتب فيها منصب مستلم الرسالة مسبوقًا بلقب تكريمي بحسب درجته في السلم الوظيفي (معالي، فضيلة، سعادة)، ويتبع ذلك عبارة دعائية، أو كلمة تقدير مثل: (حفظه الله، سلمه الله، الموقر). 2- يلي التوجيه في سطر مستقل التحية، وأفضلها: السلام عليكم ورحمة الله وبركاته.

3- ثم يبدأ متن الرسالة وصلبها: لا بد أن يكون مقسمًا منطقيًا إلى: 1- التمهيد: تكتب فيه مبررات الرسالة، ودواعي إرسالها. 2- العرض: تكتب فيه تفاصيل موضوع الرسالة، وما يحتاج إليه من استشهادات وتعليلات، تكتب بلغة سهلة وواضحة، ويراعى فيها التدرج من المهم إلى الأهم، ومن السبب إلى النتيجة، في عرض منطقي يسهل معه الاستيعاب. 3- خاتمة العرض: يحدد فيه بوضوح ما يُتطلب القيام به حيال هذه الرسالة، إمَّا (للعلم والاطلاع، أو للرد وفق ما هو مطلوب، أو غير ذلك)

6- في حال وجود معاونين لكاتب الرسالة: 4- خاتمة الرسالة: يلي ذلك عبارة دعائية أو تحية ختامية مختصرة مثل: (وتقبلوا خالص تحياتي وتقديري، الله يحفظكم ويرعاكم، ونحو ذلك). 5- توقيع كاتب الرسالة: تكتب في أسفل الصفحة من الجهة اليسرى، وفيه يكتب اسمه، ومنصبه، وتوقيعه الرمزي، ولا يكتب شيء بعد خانة التوقيع. 6- في حال وجود معاونين لكاتب الرسالة: فقد يحتاج إلى ما يسمى «التركين»، ويقصد به أن يكتب في أسفل الجهة اليمنى من الرسالة اسمًا مختصرا أو رمزًا يدل على هوية المعاون الذي كتب الرسالة؛ ليسهل الرجوع إليه في حال احتيج لذلك، ويكتب التركين بخط صغير؛ لأن أهميته متعلقة بمرسل الرسالة لا بمستلمها.