المشكلات الإدارية وكيفية علاجها ؟ المشكلات الإدارية وكيفية علاجها ؟ أحمد العساف

المكـان: الزمـان: الـمـدة:

ماهو آخر كتاب قرأته في الإدارة ؟ ومتى ؟ تساؤلات ؟ ! ماهو آخر كتاب قرأته في الإدارة ؟ ومتى ؟ ماهي آخر دورة إدارية حضرتها ؟ ومتى ؟ ماذا تتوقع أن تسمع هذا اليوم ؟

ماهو الهدف من طرحه ؟ تعريف المشكلة. أنواع المشاكل. عناصر الموضوع:

مقدمات مهمة عن المشكلات

المشكلة .. فرصة ثمينة !

كيف تدرك المشكلة ؟

حال الناس مع المشاكل

أسئلة مهمة عند تحديد المشكلات

أساليب التعامل مع المشاكل

أسباب عدم مواجهة المشكلة

أخطاء في تحديد المشكلات

أسلوب كبنر-تريجو للتحديد

أدوات مهمة في حـــل المشاكل

من الذي يدعى لحل المشاكل ؟

سلبيات وإيجابيات الحل الجماعي

أسباب الفشل في حل المشكلات

أهمية المعلومات لحل المشاكل

أدوات تحليل المشكلات.

خطوات تحليل المشكلات

هل وجود المشكلات يعد مشكلة؟

ماهو الهدف من طرح هذا الموضوع ؟ بيان الطرق للتعامل مع المشاكل. بيان الطرق للتعامل مع المشاكل. المنهجية

من حدة الذعر وهول الدهشة الناتجين عن حدوث المشاكل التخفيف

توضيح المستفادة من المشكلات الإيجابيات

االتأكيد على ضرورة في التعامل مع المشكلات االتأكيد على ضرورة في التعامل مع المشكلات المشكلة فرصة ثمينة! كيف تدرك المشكلة ؟ الصراحة والوضوح والدقة                 

تعريف المشكلة: هي الصعوبات التي تواجهنا عند الانتقال من مرحلة إلى أخرى؛ وهي إمّا تمنع الوصول أو تؤخره أو تؤثر في نوعيته.

وهي عن المعايير المحددة بزيادة أو نقص. وهي من الوصول إلى وضع أفضل. أنواع المشاكل: مشكلات في التنفيذ: وهي عن المعايير المحددة بزيادة أو نقص. مشكلات في الانجاز: وهي من الوصول إلى وضع أفضل. الانحراف ما يمنع

تقسيمات أخرى: المشكلة متلاشية متفاقمة ثابتة

تقسيمات أخرى: متوقعة مفاجئة نادرة متكررة فردية جماعية قديمة حديثة

قد يستحيل الحصول على حلول كاملة في واقع غير كامل ! مقدمات مهمة عن: المشكلات الإدارية قد يستحيل الحصول على حلول كاملة في واقع غير كامل !

إنّ ما يزعج الناس ليس مشاكلهم، وإنّما نظرتهم لها. التعايش مع المشكلة أمر مطلوب أحياناً. قد يحسن تجاهل المشكلة بعد استيفاء دراستها !

يفترض تسمية المشكلة باسم معين يتعارف عليه. يجب أن يعلم رئيسك بالمشكلة عن طريقك.

تأكد أنّك لست جزءاً من المشكلة أو سبباً رئيساً لها. لا تحاول استنتاج شئ ثمّ تسعى لإثباته. لا تقفز مباشرة إلى الحل. اسأل دائماً عن المظاهر والحقائق وليس عن المشاعر والأحاسيس.

كثير من المشاكل لها خاصية التفاعل والاتجاه نحو التضخم. لا يوجد سبب واحد لكل مشكلة؛ بل عدّة أسباب متداخلة.

فجوة الأداء هي الفرق .. بين ما ينبغي فعله .. وبين الواقع الفعلي للعمل!

لا يمكن حل المشكلة بمستوى التفكير نفسه عندما أوجدناها ! نحتاج في حل المشكلات إلى مهارات التفكير الإبداعي والتحليلي

ففكر في مفاتيحها .. لا في قضبانها ! إذا وقعت في مشكلة ففكر في مفاتيحها .. لا في قضبانها !

لابد من فتح طرق الاتصال بكل أشكاله: الصاعد والنازل والبيني لابد من فتح طرق الاتصال بكل أشكاله: الصاعد والنازل والبيني

حل المشكلات ـ في الغالب ـ منطق وليس عاطفة. استشراف المستقبل يمنع حدوث المشكلة أو يقلل من أثرها.

المعنى المرادف للمشكلة عند الصينيين هو: المشكلة فرصة ثمينة ! المعنى المرادف للمشكلة عند الصينيين هو: الفرصة !

فرصة .. لماذا ؟ إيجاد حل جديد وعدة حلول أخرى بديلة لكل مشكلة. اكتشاف قدرات فكرية وطاقات عملية.

استمرارية البحث عن برامج وآليات جديدة وإبداعية. فرصة .. لماذا ؟ استمرارية البحث عن برامج وآليات جديدة وإبداعية.

تحافظ على وحدة المجموعة وتزيد من ثباتها مما يعزز روح الفريق الواحد

كيف تدرك المشكلة ؟ بالمقارنة مع التاريخ السابق. بالمقارنة مع مجموعات متشابهة.

كيف تدرك المشكلة ؟ من خلال النقد الخارجي. بالرجوع لأهداف الخطة وبرامجها.

حال الناس مع المشاكل: اليأس تتراكم الحل التضخيم والتهويل الاعتدال والتوسط النفي أو الغفلة اليأس تتراكم الحل

أسئلة مهمة عند تحديد المشكلات: مامدى حدّة المشكلة وصعوبتها ؟ ماذا عن تكرار حدوث المشكلة ؟ ما مدى أهميّة المشكلة ؟

الأساليب المتبعة للتعامل مع المشكلات: لا تفعل شيئاًً معالجة الآثار مراقبة الوضع فقط معالجة المشكلة

من أسباب عدم مواجهة المشكلة : الجهل بحدوثها. الارتياح.

كونها تتعلق بشخص محبوب أو مكروه إذا كانت .......؟ كونها تتعلق بشخص محبوب أو مكروه إذا كانت .......؟

أخطاء في تحديد المشكلات : تجميع المشاكل الصغيرة كمشكلة كبيرة واحدة . الاعتماد على المشاعر دون الحقائق . القفز مباشرة إلى الأسباب والحلول . الاختلاف حول معيار الأداء القياسي .

التركيز على الأسباب الخارجية فقط

إغفال مشاركة المستويات الإدارية القريبة من تنفيذ العمل

أسلوب كبنر- تريجو لتحديد وتعريف المشكلات : ماهي المشكلة ؟ أين المشكلة ؟ ماهي السمات المميزة للمشكلة ؟ ماذا ومن تعني المشكلة ؟ متى حدثت / تحدث المشكلة ؟

ما الذي يبقى ثابتاً ؟ وما الذي يتغير ؟ هل المشكلة تكبر أم تصغر ؟ ما الذي يبقى ثابتاً ؟ وما الذي يتغير ؟ هل المشكلة تكبر أم تصغر ؟ ماهو الشيء المميز عند تغير حجمها ؟

أسلوب كبنر- تريجو لتحديد وتعريف المشكلات : ماهو الوضع الطبيعي ؟ أين الوضع الطبيعي ؟ ماهي السمات المميزة للوضع الطبيعي ؟ ماذا ومن لا تعنيه المشكلة ؟ متى لا تحدث ؟ وما الذي يختلف ؟

أدوات مهمة في حل المشكلات : أين توضع هذه الأدوات ؟؟؟ الأدوات هي : من؟ ماذا؟ أين؟ متى؟ كم؟ كيف؟ لماذا؟

من الذي يدعى لحل المشاكل ؟ لا بد أن تتوافر فيمن يحضر جلسات مناقشة المشاكل وحلها صفة أو أكثر مما يلي : لديه معلومات عن المشكلة وأطرافها . صاحب خبرة للمشورة والرأي . جيد التدريب والمهارة . ملتزم بالتنفيذ . من يراد تدريبه وتهيئته .

الحل الجماعي : إيجابيــات و سلبيــات

الإيجابيّات: تنوع الأفكار وتلاقحها تعدد مصادر المعلومات

أقل تحيزاً فرصة للتواصل والتدريب

الالتزام العالي بالأداء

اختيار أفضل الحلول المقترحة

مشاركة عدة مستويات إدارية

السلبيّـــات : إغفال تسجيل الأفكار

التنافس المنفر

الافتقار إلى التوجيه الموضوعي المواكبة والمجاراة الافتقار إلى التوجيه الموضوعي

المقيدات الزما نية والمكانية

سيطرة طريقة تفكير الرئيس (القبعات الست)

عدم اتباع المنهجية في تحديد وحل المشكلات أسباب الفشل في حل المشكلات : عدم اتباع المنهجية في تحديد وحل المشكلات

وضع المشكلة خارج نطاقها الحقيقي

نقص المعلومات أو التحليل السيئ للمشكلة

أسباب الفشل في حل المشكلات : استخدام نوع واحد من التفكير (طريقة القبعات الست) . غياب أو تحجيم مشاركة الأطراف المعنية . الخوف من الفشل ومن التجديد ومن تبادل الأفكار .

مقاومة التغيير

التوقف عن التنفيذ أو ترك المتابعة والتقويم

أهمية المعلومات لحل المشكلات : المعلومات مهمة لحل المشاكل إذ المعلومة قوة . لا بد أن يكون للمعلومة صلة بالموضوع .

توقيت الحصول على المعلومة مهم

أهمية المعلومات لحل المشكلات : يجب أن تكون المعلومات دقيقة شرعية طريقة الحصول على المعلومة لابد من التعامل بكفاءة مع المعلومة

البيانات الاولية والثانوية والتاريخية أنواع المعلومات: البيانات الاولية والثانوية والتاريخية

البيانات الوصفية والكمية

التنبؤات والتوقعات واستشراف المستقبل

أدوات تحليل المعلومات : سمكة إشيكاوا خرائط الزمن الاستبيانات

سمكة إشيكاوا اسم المشكلة

خرائط الزمن : 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 1415 1416 1417 1418

خرائط الزمن : الإنجاز الزمن

خطوات تحليل المشكلة: تعريف المشكلة وتمييزها. تحليل المشكلة : أسبابها ؛ ..

إعداد قائمة بالحلول (طريقة العصف الذهني)

تقييم الحلول (حسب المعايير)

اتخاذ القرار ووضـــع خـــــطــــــة للتــنــــفـــيـــذ

المتابعة والتقييم خطوات تحليل المشكلات :

هل وجود المشكلات يعد مشكلة ؟! هل وجود المشكلات .. يعد مؤشراً سلبياً على العمل ؟

الجواب : مجرد وجود المشكلات أمر طبيعي ويدل على وجود عمل له خاصية التفاعل والاستمرارية والتجديد .

الجواب : إذا كانت المشكلات كثيرة بدرجة لافتة للنظر فهذا يدل على وجود خلل في جهة ما .

انتفاء المشاكل كلية يدل على انتفاء أصل العمل أو ضعف المتابعة والتقييم الجواب : انتفاء المشاكل كلية يدل على انتفاء أصل العمل أو ضعف المتابعة والتقييم

وأخيراً : إن العلم يهتف بالعمل.. فإن أجابه.. وإلاَّ ارتحل !

العنوان البريدي : الرياض: 11643 ص.ب: 91973 ahm_assaf@islamway.net الرياض: 11643 ص.ب: 91973 ahm_assaf@islamway.net ahm_assaf@yahoo.com

شكراً جزيلاً لحسن استماعكم وشكراًً لمصمم الشرائح بمهارة !