الوحدة الثامنة توصيف الوظائف الوحدة الثامنة توصيف الوظائف

1- مفهوم الوظيفة يفيد المفهوم في أغراض التوصيف، بأن الوظيفة تحدد ما يتطلبه العمل في المركز الوظيفي الذي يشغله شخص واحد بمفرده لكي ينجزه، تأدية لمهمة أو مجموعة من المهام ليساهم بها في تحقيق أهداف الشركة. لذلك تتميز (الوظائف) وما يرتبط بها من الواجبات والمسؤوليات الوظيفية، بالتكرارية والاستمرارية في دائرة اهتمامات كل مركز عمل، و ضمن الإطار العام لتقسيم العمل .

2- محددات إشغال الوظائف الهدف الرئيسي لإدارة الأفراد هو وضع كل فرد في المكان الذي يناسب كفاءاته، وإشغال كل وظيفة بالفرد الذي يصلح لها. وإلا فإن سوء الاختيار سيجلب الفوضى والتسيب وخفض الروح المعنوية لدى المجدين، والهدر في الوقت والإمكانات، والتدني في مستوى الأداء الوظيفي والإداري، والزيادة في التكلفة.

2-2-محددات إشغال الوظائف لتحقيق هذه الغاية، ( وضع الإنسان المناسب في المكان المناسب) يتطلب الأمر من إدارة الأفراد معرفة: ما تشتمل عليه الوظائف من الواجبات والمسؤوليات، والظروف المحيطة، وما يجب أن يتوافر فيمن سيشغل كل وظيفة من شروط مثل: نوع ومستوى التأهيل العلمي (الشهادة والاختصاص)، الخبرة النوعية والزمنية، التدريب، القدرات والمهارات العلمية، السلوكيات والاتجاهات والقيم ، وأية شروط أخرى يتطلبها أداء الوظيفة المعنية.

2-3- محددات إشغال الوظائف 2-3- محددات إشغال الوظائف تتنوع وتتباين تلك الشروط: فمنها ما يتعلق بالجنس (ذكر، أنثى)، ومنها ما يتعلق بالسن، والجهد العضلي والمظهر، ترتكز بعض مواصفات الوظائف على : الالتزام والمقدرة على المبادرة، سرعة البديهة واستيعاب المواقف، الجرأة في اتخاذ القرارات، الثقافة، والتعايش مع الناس، تأمين المناخ المناسب للعمل. وهناك وظائف أخرى تعطى الأهمية في مواصفاتها، بشكل خاص، للعدل والمساواة، لحسن التصرف والنزاهة ودماثة الأخلاق.

2-4- محددات إشغال الوظائف يتسم تحديد هذه الشروط في التوصيف الوظيفي بأهمية خاصة، إذ بناءً على صحتها ومدى توافقها مع واجبات ومسؤوليات الوظيفة، يتوقف نجاح إدارة الأفراد في الاختيار والتعيين والتدريب والترفيع والترقية والنقل، وغيرها من نظم وسياسات الاستخدام. من هنا تأتي ضرورة التوصيف الوظيفي الذي يحدد معالم الوظيفة والشروط المطلوبة لشغلها.

3- مفهوم توصيف الوظائف التوصيف مرحلة من مجموعة إجراءات تبدأ بجمع المعلومات والحقائق عن خصائص الوظيفة وتنتهي، بعد التحليل، إلى بيان تحليلي يعرف ( يوصف ) الوظيفة. أي: 1- يبرز عوامل التقييم الداخلة في تكوين الوظيفة، والمتعلقة بواجباتها ومسؤولياتها، وطريقة أدائها، وموقعها في الهيكل التنظيمي، وعلاقاتها بالوظائف الأخرى، ووسائل الأداء المستخدمة والظروف التي تؤدى فيها. 2- يحدد الشروط المطلوبة لإشغالها كالتأهيل العلمي والمهارات والخبرات العلمية والعملية الواجب توافرها فيمن يشغلها حتى يتمكن من القيام بها.

4- بطاقة الوصف الوظيفي وصف مكتوب (بطاقة وصف وظيفي) يحدد معالم الوظيفة بشكل يمكن استخدامه قي جميع المجالات المتعلقة بشؤون الأفراد. تتضمن بطاقة الوصف الوظيفي قسمين: الأول يتعلق بمكونات الوظيفة، أي يصف بشكل مكتوب واجباتها ومسؤولياتها، وظروف العمل المحيطة بها، والأدوات المستخدمة فيها، ..الخ. الثاني يتعلق بمواصفات الوظيفة، أي بتحديد الحد الأدنى المقبول للشروط المطلوبة لأداء الوظيفة، والواجب توفرها فيمن يشغلها.

4-2- محتويات بطاقة الوصف الوظيفي تحدد المعلومات والحقائق التي يحتويها النموذج المصمم للإعداد لوصف الوظيفة، محتويات بطاقة وصف الوظيفة. و يجب أن تكون الموجه والدليل العام في مرحلة جمع المعلومات والحقائق عن الوظائف المطلوب توصيفها. - اسم الوظيفة . - رمز الوظيفة. - غاية الوظيفة (مبرر وجودها) - الواجبات والمسؤوليات. - العلاقات التنظيمية (الموقع في الهيكل التنظيمي ) - الاتصالات التنظيمية . - الأدوات والأجهزة المستخدمة في العمل . - ظروف العمل ومخاطره. - المتطلبات الجسدية للعمل. تتحدد تلك المحتويات ومجالاتها ودرجة التفصيل فيها بناءً على رؤية الجهاز الإداري للمؤسسة (المنظمة) المعنية، وعلى طبيعة الوظيفة، والغرض من الوصف المطلوب.

5- موقع مرحلة التوصيف 1- مرحلة جمع المعلومات والحقائق عن الوظائف المراد توصيفها. 2- مرحلة تحليل هذه المعلومات والحقائق. 3- إعادة تركيب هذه المعلومات وصياغتها بدقة ووضوح على شكل بيان أو كشف تحليلي (بطاقة وصف الوظيفة). ويمكن توضيح ذلك، بصورة مبسطة، في الشكل التالي:

عملية التحليل والتوصيف الظروف التي تؤدى فيها الوظيفة واجبات ومسؤولية الوظيفة مصادر جمع المعلومات مرحلة وصف الوظيفة مرحلة تحليل الوظيفة مرحلة جمع المعلومات والحقائق عن الوظيفة بطاقة وصف الوظيفة تحديد مواصفات الوظيفة طرائق جمع المعلومات الاستفادة من نتائج الوصف شروط إشغال الوظيفة

6- طرائق التوصيف هناك أربع طرق أساسية للحصول على المعلومات والحقائق المتعلقة بالوظائف بقصد تحليلها وتوصيفها: طريقة الاستبيان ، طريقة المقابلة، طريقة الملاحظة والمشاهدة الشخصية، طريقة الوثائق والملفات .

6-1- طريقة الاستبيان تعتمد طريقة الاستبيان على جمع المعلومات اللازمة عن الوظائف والأعمال باستخدام قائمة من الأسئلة المكتوبة، توجه لشاغلي هذه الوظائف أو المشرفين عليها. يفضل استخدام الطريقة لتوصيف الوظائف الإشرافية نظراً لمقدرة شاغليها على الإجابة على الأسئلة الموجهة إليهم بدرجة عالية من الدقة. من الممكن إرسال الاستبيان إلى كل عامل لإملائه، ومن ثم عرض الأجوبة على الرؤساء والمشرفين المباشرين للتأكد من مدى صحة الإجابات الواردة وإجراء ما يلزم من التعديلات عليها، أو مناقشتها معه.

تتميز طريقة الاستبيان بإمكانية الحصول على المعلومات المطلوبة بسرعة أكبر وتكلفة أقل مقارنة بالطرق الأخرى، تزداد فعاليتها عندما تكون الوظائف المستهدفة متشابهة وواضحة المعالم، تساعد في رفع الروح المعنوية للعاملين وكسب رضاهم عن طريق مشاركتهم في تحديد أدق لواجبات ومسؤوليات الوظائف التي يشغلونها، وفي عمليات التطوير التنظيمي والإداري؛ الأمر الذي يعزز شعورهم بالانتماء للشركة (أو المؤسسة). من أجل زيادة فاعلية الاستبيان، يفضل تصميم أكثر من نموذج استبيان، كأن يعد مثلاً نموذج خاص بالوظائف الإدارية والإشرافية، وآخر بالوظائف المكتبية، وثالث بالوظائف التنفيذية. يفضل إخضاع كل نموذج للتجربة على عينة مقصودة من الوظائف المستهدفة. في ضوء تقييم التجربة، يجرى مايلزم من التصحيح وإصلاح الأخطاء واستكمال الأسئلة أو تدقيقها، وتفسير ما يجب تفسيره، ليصار إلى تعميم الاستمارة على سائر الوظائف الإدارية والإشرافية في الوحدات التنظيمية الأخرى.

6-2- طريقة المقابلة الشخصية تعتمد هذه الطريقة على: مقابلة شاغل الوظيفة وملاحظة عمله، توجيه عدد من الاسئلة المتصلة بواجبات ومسؤوليات وظيفته وطريقة أدائها، تحديد نطاق الإشراف للوظيفة والجهات المشرفة عليها. الاطلاع على تعليمات العمل ومراجعتها مع الرئيس المباشر بما يساعد على تكوين فكرة واضحة ودقيقة حول معلومات ومكونات وصف الوظيفة. تصلح هذه الطريقة في دراسة مكونات وخصائص الوظائف الإدارية ذات الكفاءات والمهارات العالية. تتميز بإمكانية الحصول على معلومات صحيحة وكاملة عن كل وظيفة، لكنها تتطلب الكثير من الجهد والوقت والتكاليف. تستخدم في حال صعوبة إجراء الاستبيان أو النقص في المعلومات المجمعة .

من أجل ضمان النجاح في استخدام طريقة المقابلة لابد من مراعاة مايلي: أن يكونه القائم بالتوصيف ذا درجة عالية من الكفاءة والخبرة في تقدير صحة المعلومات وضرورتها للتوصيف، أن يتمتع بالقدرة على كسب ثقة العامل الذي يقابله على أساس تقدير أهمية عمله وإقناعه بالأهداف التي تتوخاها عملية التوصيف. أن تكون الأسئلة واضحة ومفهومة بالنسبة للعامل، وأن تكون خاصة بواجبات ومسؤوليات الوظيفة وكيفية أدائها، أن يراجع المعلومات التي حصل عليها ويبادر إلى تحليلها دون فاصل زمني طويل، ويسعى لاستكمالها، في حالة الضرورة، بالرجوع إلى جهات أخرى.

6-3- طريقة الملاحظة والمشاهدة الشخصية تعتمد هذه الطريقة على قيام المسؤول عن التحليل والتوصيف: بمراقبة شاغل الوظيفة في مركز عمله، بتدوين الملاحظات المتعلقة بأداء العمل، باستنباط المعلومات حول واجبات ومسؤوليات الوظيفة، والظروف المحيطة بها. تستخدم الطريقة في حال صعوبة الحصول على المعلومات عن طريق الاستبيان أو المقابلة أو بغية إكمال المعلومات . تصلح هذه الطريقة للأعمال المتكررة، والتي يغلب عليها طابع العمليات اليدوية، وتتطلب قدراً كبيراً من الجهد والوقت ومقابلة المشرف المباشر لمراجعة المعلومات والتأكد من صحتها.

6-4- طريقة تحليل الوثائق والملفات تعتمد هذه الطريقة على: تحليل الأنظمة والتعليمات النافذة في الشركة المصنفة في الوثائق . تحليل الاحصائيات والخطط المتوافرة في الملفات . الاطلاع على التقارير الإدارية المرفوعة للسلطات العليا أو الموجهة لقيادات الشركة .. لا تولد حساسيات حين إجراء التحليل كون العمل يتم بمعزل عن التماس بالعاملين .

7- خطوات التوصيف لا توجد خطوات متفق عليها كوصفات جاهزة ومحددة لتوصيف الوظائف والأعمال، بل يتوقف الأمر على خبرة الباحث أو القائم بالتوصيف وقدرته في جمع وتحليل المعلومات والحقائق الخاصة بالتوصيف، وعلى حجم المؤسسة وطبيعة نشاطها. يعد ماسبق أسساً أولية تساعد على رسم خطوات التوصيف وأسلوب تقديمه.

7-2- خطوات التوصيف تتمثل الخطوات عموما بما يلي: 1- تحديد الطريقة المناسبة للتوصيف، 2- إقناع العاملين بأهمية التوصيف وأهدافه، 3- تهيئة الوسائل اللازمة للقيام بعملية التوصيف كإعداد نماذج جمع المعلومات وتصميمها بما يمكن من جمع الحقائق المطلوبة عن الوظائف، 4- جمع ومراجعة وتحليل المعلومات المجمعة عن الوظائف، والمستقاة من مصادر مختلفة، 5- تصميم نموذج (أو نماذج خاصة) لنتائج التوصيف.

8- كتابة الوصف وصف الوظيفة هو بيان كتابي يحدد، بطريقة معينة، واجبات ومسؤوليات الوظيفة وعلاقاتها التنظيمية، والظروف التي تزاول في إطارها، والمؤهلات والخبرات اللازمة لأدائها. هذه العناصر هي نتائج تحليل الوظيفة، تكتب في وصف الوظيفة على نحو يمكن من استخدامها في مختلف مجالات إدارة الأفراد والأعمال.

9- ضوابط التوصيف النهائي لا يمكن توصيف أية وظيفة إلا في محيط علاقاتها التنظيمية والوظيفية مع غيرها من الوظائف التنظيمية، أو في إطار التنظيم الداخلي العام للشركة. يجب أن تعبر أية وحدة تنظيمية قائمة، رئيسية كانت أم فرعية، عن فعالية محددة، وتمثل مجالاً من مجالات أنشطة الشركة لتحقيق النتائج المتوقعة. يجب أن تمثل كل وظيفة من الوظائف المخصصة لأية وحدة تنظيمية، عملاً معيناً من كامل عمل هذه الوحدة.

9-2- ضوابط التوصيف النهائي يجب أن يدل اسم الوظيفة، على مضمونها وغاياتها، ويرسم حدودها تمييزاً للأعباء التي يتطلبها أداء العمل من شاغل الوظيفة. تقرر الإدارة تسمية الوظيفة، ولكن المحلل أو الباحث في التوصيف يمكن أن يقترح لها اسماً آخر أدق وأنسب. الوظيفة هي ما يُعين من عمل ومهام لكل مركز وظيفي في الشركة لكي ينجزه. ولهذا ينبغي تحديد واجبات الوظيفة في بطاقة وصفها بغض النظر عما إذا كان شاغلها الحالي قادراً على تأدية هذه الواجبات أم لا.

9-3- ضوابط التوصيف النهائي يجب أن يشمل التوصيف كل الوظائف في الشركة، دون استثناء، سواءً كانت مشغولة أو شاغرة. ينبغي تحديث الوصف النهائي ليكون متطابقاً مع المتطلبات الحالية للوظيفة. فإذا ما تغيرت محتويات الوظيفة أو بيئتها أو شروط شغلها بما يكفي لإحداث تغيير وظيفي بارز، فإن إعادة الوصف تصبح ملحة. يجب تحديد الشروط الواجب توافرها في شاغل الوظيفة، بمعزل عما يتوافر من هذه الشروط في شاغلها الحالي، على ألا يعني ذلك أو يوحي بإحلال غيره مكانه.

10- ميادين الاستفادة من نتائج التوصيف تخطيط القوى العاملة على المدى القريب والبعيد تحديد الاحتياجات التدريبية والعمل على تلبيتها، تنظيم الأعمال وتحديد المسؤوليات، تحديد الواجبات والسلطات والصلاحيات، التلاؤم بين الفرد والعمل، تخفيض حجم الشكاوى العمالية الناجمة عن العمل، وضع برامج الأمن والصحة والسلامة المهنية.

10-2- ميادين الاستفادة من نتائج التوصيف مساعدة المديرين والمشرفين على إدارة شؤون وحداتهم التنظيمية وتمكينهم من تنظيم العمل وتحسين أساليبه وتطويرها، تحديد نطاق الإشراف حسب متطلبات العمل والإمكانات الفعلية للمسؤولين الإداريين، تسهيل مهمة الرقابة الإدارية وزيادة فعاليتها داخل المنظمة، بالإضافة إلى تسهيل مهمة أجهزة المتابعة والمحاسبة. إعداد خطط وبرامج الاصلاح والتنمية الإدارية.